Softwarebeschaffung in Schweizer KMU erfolgte in den vergangenen zwei Jahrzehnten meist nach der Devise: alles aus einer Hand. Warum mit der Methode Best-of-Breed ein neuer Ansatz Fahrt aufnimmt und wie KMU davon profitieren können, zeigt das Praxisbeispiel von veb.ch.

ERP-Systeme bilden heute das Rückgrat in der Administration von Schweizer KMU. Dabei entschied sich ein KMU in der Vergangenheit in der Regel für einen Hersteller und eine Standardsoftware, die durchgängig auf einer modularisierten Systemarchitektur mit einheitlicher Datenbasis aufbaut. Nachdem zu Beginn meist die Prozesse in der Buchhaltung, im Auftragswesen und im Lager neu organisiert und standardisiert wurden, nahmen der Umfang und die Komplexität der Systeme aufgrund ständig steigender Anforderungen in den letzten Jahren laufend zu. Dies führt dazu, dass Anpassungen und Änderungen immer aufwändiger werden und der Kunde in einem System gefangen und an einen Hersteller gebunden ist, was im Fachjargon als Lock-in-Effekt bezeichnet wird.

Für die Hersteller von ERP-Systemen wiederum ist es anspruchsvoll, sowohl funktional wie technologisch mit dem Fortschritt mitzuhalten und neue spezialisierte Teillösungen zu entwickeln und wirtschaftlich profitabel anzubieten. Dies ruft junge «Nischenanbieter» auf den Plan, die Lösungen auf den Markt bringen, die im Zuge der Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsmodelle zunehmend essenziell sind. Beispiele dafür sind unter anderem das Dokumentenmanagement (DMS), das Customer Relationship Management (CRM) oder der Onlinehandel, aber auch Lösungen, die speziell für neue Anwendungsbereiche und Branchen entwickelt werden.

Schnittstellen öffnen Weg zu Best-of-Breed

Lange Zeit wurden sie gefürchtet: Schnittstellen, die es erlauben, Drittlösungen an ein ERP anzubinden. Gerade den trägen Albatrossen mit geschlossenen ERP-Gesamtlösungen bot sich damit ein gewisser Schutz, dass Kunden Best-of-Breed-Ansatz für nachhaltige Lösungen nicht auf andere Systeme wechselten. Doch cloudbasierte Lösungen und neue Technologien rund um Webservices leiten einen Paradigmawechsel ein. Dank offener Schnittstellen lassen sich heute spezialisierte Einzellösungen in ein Standard-ERP mit offener Architektur integrieren und die Daten «realtime» austauschen. So können KMU ihre Kernprozesse weiterhin mit einem ERP organisieren und mit der bestmöglichen Lösung ergänzen. So lassen sich Geschäftsmodelle und -prozesse individuell erweitern.

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Softwareevaluation nach dem Best-of-Breed-Ansatz

Best-of-Breed nennt sich dieser Ansatz, der Organisationen den Weg öffnet, ihr Geschäftsmodell bedürfnisgerecht zu digitalisieren, d. h. für jeden Geschäftszweck die am besten passende Softwareunterstützung einzusetzen. Dementsprechend setzt die Best-of-Breed-Methode auf Modularität und kombiniert die Lösungen verschiedener Hersteller. Damit sinkt die Abhängigkeit gegenüber einem Anbieter, und der Kunde profitiert vom Know-how von Spezialisten, die das Produkt nachhaltig weiterentwickeln.

Was bedeutet dies nun aber für die Unternehmen in der Beschaffung von Software? Das Beispiel beim grössten schweizerischen Verband für Rechnungslegung, Controlling und Rechnungswesen, veb.ch, verdeutlicht dies:

Die Ausgangslage – schwerfällige All-in-Online-Lösung

veb.ch verfügt über mehr als 9000 Mitglieder und ist der grösste Veranstalter von Seminaren, Lehrgängen und Netzwerkanlässen in seinem Berufsstand. Während zehn Jahren wurde beim Verband ein ERP-System eingesetzt, womit nicht nur alle zentralen Aufgaben gesteuert wurden, sondern in der auch die Website und damit wichtige Funktionen im Kurswesen integriert waren. Das ERP auf neue Anforderungen und Bedürfnisse anzupassen, wurde aufgrund der Komplexität zunehmend schwierig und verursachte hohe Kosten. Gleichzeitig konnten nicht einfach neue Teillösungen angebunden werden. Dies führte zu einer grossen Abhängigkeit und erschwerte die Evaluation nach einer bedürfnisgerechten Software.

Die Evaluation – der Entscheid für Lösungen statt für einen Hersteller

Nachdem der Entscheid für eine Evaluation gefallen war, orientierte sich der Verband in einem ersten Schritt bei ähnlichen Institutionen über deren Erfahrung mit dem jeweils eingesetzten System. Dabei zeigte sich schnell, dass es die eine Lösung, die alle Bedürfnisse umfasst und begeistert, nicht gibt. Dafür gibt es eine Lösung, die beispielsweise in der Kursverwaltung punktet und eine andere, die im CRM-Bereich überzeugt. Trotzdem entschied sich das verantwortliche Gremium vorerst für ein klassisches Evaluationsverfahren mit der Suche nach der eierlegenden Wollmilchsau.

Ein paar Gespräche später und aufgrund der intensiven Auseinandersetzung mit den Vorteilen von Best-of-Breed, wurde schliesslich der Evaluationsprozess geändert und statt nach einem Hersteller, nach spezialisierten Lösungen gesucht. Dabei zeigte sich, dass Best-of-Breed bereits mehr als ein Schlagwort ist. Schnell ergab sich aus den Erfahrungen und Hinweisen der verschiedenen Anbieter die bestmögliche Software, bestehend aus vier spezialisierten Produkten für Kursverwaltung, CRM, Lernplattform sowie Finanz- und Lohnbuchhaltung.

Das Resultat – eine hohe Agilität und Flexibilität

Der Kern der neuen Lösung ist weiterhin das ERP, wobei es sich neu um ein webbasiertes Branchen-ERP für die Bewirtschaftung des Kurswesen handelt. Dieses bildet das zentrale Werkzeug und bietet für alle Mitarbeitenden einen ortsunabhängigen Zugriff. Nahtlos in die Lösung integriert ist eine internationale CRM-Plattform für Inbound Marketing und Sales, welche zusammen mit der neuen Website von einer Webagentur realisiert wurde. Ergänzt wird das System zudem mit einer Lernplattform, worauf Mitglieder und Kursteilnehmende Zugriff haben und worin Informationen zu Weiterbildungen und anderen Veranstaltungen verwaltet werden, sowie mit einer Finanz- und Lohnbuchhaltung. Alle Produkte kommunizieren «realtime» über Webservices. Durch den klaren Fokus der einzelnen Anbieter konnte sowohl die Kompetenz wie auch die Performance verschiedener Stakeholder genutzt und der Wechsel auf das neue System in Rekordzeit von einem halben Jahr realisiert werden.

Das Fazit: Ein logischer Schritt

Die traditionelle All-in-one-Philosophie steht auf dem Prüfstand. Die Rahmenbedingungen werden sich weiter verändern und der technologische Fortschritt voranschreiten, was Anbieter und Anwender laufend vor neue Herausforderungen stellt und auf allen Ebenen mehr Agilität und Flexibilität verlangt. Best-of-Breed bietet beiden Seiten eine gute Möglichkeit, darauf zu reagieren. Essenziell bei der Evaluation nach der «besten» Software ist eine koordinierte Projektleitung, was seitens Kunde Kompetenz und genügend Ressourcen verlangt. Zudem ist zu beachten, dass die Erstinvestition bei Best-of-Breed höher sein kann als bei einer Gesamtlösung eines Anbieters. Doch bereits bei den Folgekosten lassen sich durch den optimalen Einsatz von Lizenzen und Funktionen allfällige Mehrkosten in kurzer Zeit amortisieren. Last, but not least führt Best-of-Breed zu einem neuen Ökosystem, was den Softwareanbietern neue Türen und damit neues Potenzial eröffnet.

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